Как настроить автоматический ответ в Outlook.

➡️ БЫСТРАЯ НАВИГАЦИЯ ПО МАТЕРИАЛУ

В Outlook есть средства автоматического ответа, что означает, что вы можете создать заранее определенный ответ в Outlook для входящих сообщений. При использовании полезного автоматического ответа в Outlook убедитесь, что отправитель будет уведомлен о вашем отсутствии, а также о том, когда вы будете доступны, а также о том, что им делать, если они хотят немедленно привлечь к себе внимание.

Если вы деловой человек или занятой человек и у вас нет времени отвечать на отдельное электронное письмо, вы можете оставить автоматические ответы. Настройка автоматического ответа в Outlook зависит от вашей учетной записи. Если вы используете службу Microsoft Exchange или Поп или IMAP учетной записи (Yahoo Mail, Gmail или адрес электронной почты), то для нее будет другой процесс настройки.

Сегодня в этой статье мы расскажем, как настроить автоматические ответы на электронные письма, которые вы получаете в Outlook. Кроме того, вы также можете попробовать описанные ниже пошаговые процессы в Outlook 2019, 2016, Office 365 и веб-браузере Outlook.

Что следует знать перед настройкой автоматических ответов

Во-первых, узнайте о своей учетной записи, есть ли у вас Обменный счет, IMAP, или Поп адрес электронной почты.

Вам следует создать шаблоны электронных писем для автоматического ответа.

Наконец, настройте автоматические ответы в Outlook.

Как узнать учетную запись Exchange Server?

Если у вас есть сомнения или вы не знаете, является ли ваша учетная запись учетной записью Exchange или IMAP / POP. Затем проверьте, какую учетную запись сервера вы используете в Outlook. Итак, чтобы проверить сервер учетной записи, Откройте приложение Outlook> посмотри на дно вашего приложения Outlook в статус бар. Если вы используете учетную запись Exchange, вы увидите Подключен к Microsoft Обмен рядом с «Все папки обновлены». И если вы используете учетную запись IMAP / POP, вы увидите в той же строке состояния.

Как создать шаблон автоматического ответа?

Чтобы создать правило автоматического ответа в Outlook, для учетной записи, такой как IMAP или POP, сначала необходимо создать шаблон автоматического ответа, а затем вы можете напрямую использовать правило для учетной записи Exchange. Для этого выполните следующие шаги, указанные ниже;

Открытым в Приложение Outlook в вашем устройстве.

На главной странице, щелкнуть на Новый E-mail.

Вы увидите новое поле электронной почты, теперь тип ваш текстовое сообщение под Тема текстовое поле, которое сообщает получателю, что вы в данный момент отсутствуете или недоступны, поэтому свяжитесь с вами по своему контактному номеру.

После этого, щелкнуть на Файл если вы закончили печатать свое сообщение.

Теперь вы увидите список вариантов, которые нужно выполнить, щелкнуть на Сохранить как. После этого вы увидите имя файла, Outlook использует тему шаблона в качестве имени файла, которое вы можете

Редактировать имя файла и щелкнуть на выпадающее меню из Сохранить как тип: а также выберите шаблон Outlook (* .olt).

Наконец-то, щелкнуть на Сохранить кнопку для сохранения. И закройте вкладку / поле Электронная почта.

Теперь вы создали шаблон автоматического ответа; теперь вы можете установить правило для использования этого шаблона и уведомления и автоматического ответа получателю.

Создать правило автоматического ответа в Outlook

После того, как вы сейчас создадите шаблон для автоматического ответа, вы можете установить правила для IMAP или POP. Теперь, если вы используете правило для автоматического ответа, оно будет использовать ваш сохраненный шаблон, который вы создали ранее или выберете.

Открытым ваш Приложение Outlook в вашем устройстве.

Нажмите на Файл из верхней панели навигации и информации, если вы находитесь в другом варианте.

На вкладке информации вы увидите Управление правилами и предупреждениями. Нажмите на Управление правилом и предупреждениями.

Теперь вы увидите окно «Правила и предупреждения», выбирать в Вкладка Email Rules.

Выбирать учетную запись электронной почты, которую вы создаете для механического ответа в разделе Применить изменение этой папки.

Применять правило для всех учетных записей. Теперь выберите Новое правило.

В начале с пустого раздела правила вы увидите два варианта. Нажмите «Применить правило» в полученном мной сообщении и нажмите кнопку «Далее».

Теперь выберите условие в Мастере правил. Шаг 1: Если мое имя указано в поле «Кому», установите флажок, чтобы выбрать его, и нажмите кнопку «Далее».

Опять же, в мастере правил установите флажок для ответа с использованием определенного шаблона.

Теперь в Шаге 2: Отредактируйте описание правила (щелкните подчеркнутое значение), щелкните ссылку на конкретный шаблон из шага 2.

Теперь вы увидите новое окно; нажмите «Искать» в раскрывающемся меню, после чего выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе».

Выберите шаблон и нажмите кнопку завершения правила.

Теперь вы успешно настроили правило и можете отправлять автоматические ответы в полученном сообщении Outlook.

Как установить правила для автоматических ответов на портале Office 365?

Есть два способа установить правила для отправки автоматических ответов на электронное письмо. Выполните следующий процесс и шаги, указанные ниже;

Способ 1:

Войдите в свою учетную запись на портале Office 365.

Перейти к пользователям>Активные пользователи, или даже вы можете перейти к Группы> Общие почтовые ящики.

Теперь выберите пользователя, у которого есть учетная запись Microsoft Exchange.

Теперь вы увидите всплывающее меню справа. Перейдите в Настройки почты> Автоматические ответы.

Теперь у вас активированы автоматические ответы.

Способ 2:

Войдите на портал администрирования Office 365, чтобы использовать учетные данные администратора.

Исследовать Центры администрирования а затем нажмите «Обмен».

Щелкните изображение в правом верхнем углу. После этого нажмите на Другой пользователь.

Теперь выберите почтовый ящик пользователя что вы хотите отредактировать и внести изменения

Щелкните параметры в левой части той же страницы. После этого нажмите на Организовать электронную почту.

После этого нажмите на Автоматические ответы.

Теперь вы установили правило для отправки автоматических ответов нужному пользователю.

Вы можете запустить следующий командлет в Exchange Online PowerShell: Set-MailboxAutoReplyConfigurationиспользуйте этот командлет. Чтобы использовать командлет, скопируйте код и вставьте его в Exchange Online PowerShell.

Теперь вы установили правило для отправки автоматических ответов нужному пользователю.

Заключение

Теперь вы можете настроить автоматический ответ на сообщение в Outlook и создать правило для механического ответа, а также указать своим друзьям, коллеге или сотруднику, как настроить автоматические ответы в Outlook. Если у вас есть какие-либо вопросы по этой статье, вы можете оставить нам комментарий в разделе комментариев ниже, и вы также можете связаться с нами через наш официальный сайт .

Благодарю вас!